Aux HCL, les imageurs contribuent à améliorer la continuité des soins avec la reconnaissance vocale

Le projet de reconnaissance vocale, souhaité par les médecins, porté par la direction des plateaux médico-techniques et soutenu par la direction générale des HCL, avait pour finalité de réduire les retards dans la production des comptes rendus et de retrouver du temps de secrétariat pour un meilleur accueil des patients, la prise de rendez-vous et le développement de nouveaux services à valeur ajoutée.

Des comptes rendus prêts en 15 minutes au lieu de 4 jours

Certains services avaient plus de 100 comptes rendus en attente de correction et de validation avec des délais d’attente de quatre à cinq jours en moyenne. Depuis la mise en place de Dragon Medical Direct, utilisé par 85 % des radiologues, le délai moyen entre la cotation de l’acte médical et la diffusion/validation du compte rendu est de l’ordre de 15 à 20 minutes. Désormais, les comptes rendus produits et validés par les médecins sont envoyés par la secrétaire aux patients et aux médecins adresseurs. Ils sont immédiatement disponibles dans le dossier patient informatisé, permettant ainsi une meilleure prise en charge des patients et un parcours sans discontinuité.

Une adhésion rapide des médecins

155 radiologues ont été formés à la reconnaissance vocale en 45 jours. Ils ont été bluffés par la rapidité de prise en main de Dragon Medical Direct et par la facilité de création de mots de vocabulaire ou d’insertions automatiques. "Le fait qu’il n’y ait pas d’entraînement à prévoir et que la reconnaissance soit immédiate est essentiel dans le processus d’adhésion des médecins", précise le P^r Pialat, Chef de service adjoint en radiologie et qui utilise la reconnaissance vocale non seulement pour les comptes rendus d’examens, mais également pour rédiger ses e-mails et ses courriers.

Le temps de 3,5 secrétaires basculé vers les missions d’accueil et de services aux patients

"L’objectif du projet était aussi de retrouver du temps de secrétariat et, de ce point de vue, c’est un succès", indique-t-il. Fini la frappe au kilomètre, le temps de saisie ainsi gagné a été redistribué sur les activités d’accueil, de réponse téléphonique, de secrétariat interventionnel et auprès des chefs de service. On doit à cette réorganisation, permise par l’usage de la reconnaissance vocale médicale, l’amélioration du taux d’appels décrochés de 60 % à 80 %, avec un poste de réponse téléphonique supplémentaire et malgré un effectif limité. Les HCL ont aussi noté une réduction des rendez-vous non honorés (vérification des PTAH, rappel des services la veille des convocations, rappel des patients qui n’ont pas reçu de SMS…).

"Pour mettre en place la reconnaissance vocale, il est indispensable de limiter la perte de temps pour les médecins. Un bon taux de reconnaissance vocale et une mise en production rapide sont les deux clés sans lesquelles l’adhésion des praticiens ne sera pas au rendez-vous", conclut le P^r Pialat.

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