THERA SOFT innove en dématérialisant les Forfaits Techniques

En quête d’un outil de dématérialisation de documents papiers pour les intégrer dans les logiciels métiers, le Centre Hospitalier Intercommunal du Pays des Hautes Falaises, situé à Fécamp (76), a choisi la solution MediGED.

Dématérialiser les forfaits techniques tout en répondant à la réglementation

THERA SOFT, qui développe ce logiciel, permet, en plus de cette fonctionnalité, de faire signer ou compléter tous types de documents par les patients directement sur tablette. « À cette période, nous cherchions également le moyen de dématérialiser les forfais techniques générés par les examens de scanner et d’IRM, précise Pierrette Masson. Dans notre établissement, cela représente presque 18 000 FT par an. Les intervenants THERA SOFT nous ont présenté MediGED FT, une extension par laquelle nous avions la possibilité de faire signer les documents sur tablette, ce qui constitue un moyen de dématérialiser les FT respectant la réglementation. »

De nouvelles pratiques qui suppriment les actions manuelles chronophages de facturation

C’est ainsi que les acteurs du CH de Fécamp ont contribué, par leur expertise métier, à améliorer MediGED. en tenant compte des contraintes réglementaires, pour mettre en place une gestion automatisée des FT répondant aux obligations de post-traitement émanant des organismes payeurs. Ensuite, tout est allé très vite. En sept mois, l’outil était mis en production par THERA SOFT, faisant du CH de Fécamp le premier utilisateur du module MediGED FT. « Cet outil est d’une efficience incontestable, poursuit Richard Lefèvre. Il représente un gain de temps pour les secrétaires d’accueil, qui font signer les consentements éclairés directement sur tablette, et pour les agents affectés au volet gestion-facturation. Ces nouvelles pratiques suppriment toutes les manipulations fastidieuses et chronophages de tri manuel par n° de forfait, par caisse, par modalité, etc. Elles engendrent une simplification dans les transmissions avec les organismes de Sécurité sociale et diminuent drastiquement les coûts liés aux  frais d’affranchissement et à la consommation de papier. »

Un outil qui fait l’unanimité, tant chez les médecins que chez les agents et les patients

Avant sa mise en production, MediGED FT a été validé à l’unanimité en Assemblée générale par l’ensemble des radiologues participant aux GIE qui gèrent les activités de scanner et d’IRM au CH de Fécamp. Elle fait donc l’unanimité, même du côté des patients qui apprécient son ergonomie et son aspect ludique. La solution concourt également à une image moderne et innovante du CH de Fécamp, avec un retour économique positif. Quant aux acteurs hospitaliers, ils n’ont pas vraiment eu à souffrir d’un changement de pratiques. « Il s’agit d’une solution simple et intuitive, remarque Richard Lefevre. Elle a donc été adoptée de façon immédiate par les utilisateurs, quelle que soit l’étape de prise en charge. J’ajoute qu’à ce jour, elle se place comme concurrent de poids face à d’autres outils de dématérialisation susceptibles de nous être proposés dans d’autres services de l’établissement. Le recueil de la signature sur tablette est un réel besoin sur tous les documents justifiant de l’accord du patient. »

De nouvelles fonctionnalités à venir pour améliorer encore plus les flux

L’équipe THERA SOFT s’est montrée, durant tout le processus d’installation, ainsi que dans le suivi, très disponible, notamment dans la phase de collaboration qui a permis de créer cet outil. « Nous avons ensemble mis à l’étude l’élargissement du périmètre MediGED pour l’ensemble de l’établissement (consentements de chambre particulière ou désignation de la personne de confiance), conclut Pierrette Masson. Nous souhaiterions également mettre en place le rappel SMS pour les rendez-vous d’imagerie via un autre module THERA SOFT permettant au patient de confirmer ou d’annuler le rendez-vous par simple retour SMS. Cette prestation pourrait nous permettre de réduire le nombre de rendez-vous non honorés, pour optimiser encore plus les flux. »

La dynamique de numérisation des processus est en marche au CH de Fécamp. Et THERA SOFT en constitue la pierre angulaire au bénéfice des professionnels hospitaliers et les patients.